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同窓会の案内状の書き方。返信で欠席の例文。近況報告を伝えるなら?

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同窓会といえば、案内状が来て、「同窓会があるんだー!」と知る人も多いと思います。そこで、今回は、幹事の人必見です。同窓会の案内状を書く人側に立って、書き方等のポイントをご紹介しようと思います。

 

案内状を代行業者に依頼する場合もあるようですが、やはり幹事などになった人が手作りでやるほうが、面白みもあったりします。ですので、参加率も高くなること間違いなしです。

 

それでは早速、以下が今回の記事のトピックになります。

●同窓会の案内状の書き方と文例。出す時期と各ポイント
●先生や恩師への同窓会のお知らせ。招待状の書き方
●同窓会に参加・欠席する場合の返信の書き方
●欠席の場合は理由は書くべき?近況報告の例文

 

これを機に、みなさんも積極的に幹事などを引き受けて、催し物を牽引する立場になってみてはいかがでしょうか。

 

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同窓会の案内状の書き方と文例。出す時期と各ポイント

まず初めに、出す時期についてですが、出欠をたずねる同窓会の案内状や宿泊を伴う同窓会の案内状は、なるべく早めに出します。人数が多い時は、遅くとも1ヶ月前には、参加者から出欠についての返事がもらえるようにします。

 

ただし、返事をもらってからでも、出欠についての微調整は開催日直前まで行っていくようにします。ですので、差し出す時期としては、3ヶ月前ぐらいがベストだと、私は考えます。

 

 

これは経験からなのですが、1ヶ月前では休みを取ることができない人もいると思いますし、実際、私自身も休みを取れず、出席できなかったことがあります。

 

ですので、あまりぎりぎり過ぎるのもよくありません。かといって、早すぎても、そんな先の予定なんて、ということもありえます。これらを考慮してみると、3ヶ月ぐらい前がベストであると思います。

 

同窓会の案内状の書き方。返信で欠席の例文。近況報告を伝えるなら?

 

以下、案内状の書き方と文例についてまとめてみました。

 

県立○○高校△△年度卒業生
クラス会のご案内
 
拝啓
初冬の候 皆様いかがお過ごしでしょうか?
さて、来年は私たち昭和(平成)○○年度卒業生が卒業してちょうど○○周年となります。そこで久しぶりに地元でクラス会を開く運びとなりました。
 
つきましては皆さんが帰省しているお正月を利用して全国で活躍している仲間たちと旧交を温めようと思います。
当日は恩師の□□先生もご出席されます。現在は退職し、○○市にご在住ですが、泊まりがけでご出席してくださいます。時間を忘れるくらい、じっくりと語り合いましょう。
 
ぜひとも万障お繰り合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。
敬具
 

日時:平成○○年△△月××日□□時
場所:○○会館(▽▽駅北口徒歩3分)
住所:◎◎市○○町□−□−□
tel. :□□□−□□□□
会費:¥5,000-(当日受付にて申し受けます)
 
alumni_association_mail_003
 
※駐車場有(200台収容)駐車場は予約不要です
 
幹事
木村 太郎 tel.□□□−□□□−□□□□
鈴木 明子 tel.□□□−□□□−□□□□
 
恐れ入りますが、○月○日までに返信ハガキにて出欠をお知らせください。(なお、同会館にて宿泊も可能です。ご希望の方は通信欄にその旨お書きください。)

 

まずは、

1.会場名
2.会場の所在地、電話番号
3.日時
4.地図あるいは最寄りの駅名や目標となる建物など
5.参加費、会費に関する情報など

といった、上記項目は絶対に盛り込むべきものです。

 

そして、忘れてはならないのが、幹事の連絡先及び、締め切り日を明確にしておくほうがよいでしょう。上記のことを守って書けば、基本的には問題ないでしょう。

 

alumni_association_mail_001

 

先生や恩師への同窓会のお知らせ。招待状の書き方

続いて、先生や恩師の方への同窓会のお知らせに関する招待状の書き方についてご紹介いたします。基本的には、以下の1~3を守れば、問題はないと思われます。

 

1.先生や恩師宛のご案内状・招待状はなるべく手書きで書く
 
2.恩師をご招待することになるケースが多いと思いますが、恩師あての案内状・招待状には会費などは書かない一般的に招待する側(=教え子たち)が恩師の分を負担します。
 
3.できるだけ早めに案内状を出しますが、主賓となる恩師・先生に対しては同窓会の日程を決める段階で、まずは電話でご都合をお尋ねする。恩師にまず電話でご都合をお尋ねし、出席OKのお返事を頂いた上で、改めて書面で案内状をお出しする。

 

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それでは、例文をご紹介します。

 

拝啓
新緑の候、いかがお過ごしでしょうか。
大変ご無沙汰いたしております。私は○○専門学校○○年卒業の木村太郎と申します。
 
早速ではございますが、本日は同窓会(クラス会)のご案内を申し上げたくお便りいたしました。今回の幹事は○○、▽▽、□□、私の4名が務めさせていただきます。何かと行き届かぬ点も多いと存じますが宜しくお願い申し上げます。
 
久しぶりに学生時代の懐かしい顔に再会できるということで幹事の面々も張り切っております。また、○○先生にご臨席いただければこんなに嬉しいことはございません。ぜひともご臨席賜り、先生の近況や最近の学校の様子などについてお話をお伺いしたく存じます。
 
お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
 

1. 日時:1月24日(日) 11:30〜13:30
2. 会場:▽▽▽(和風料理)
※住所・電話番号も記載
 
日時、および会場は上記のとおりです。念のため地図を同封いたしますが、会場の場所がわかりにくいため、私が○○駅(最寄り駅)でお待ちし、お店まで先生をご案内する手はずになっております。事前に先生のお宅にお電話を差し上げて時間や場所等を打ち合わせさせていただきたいと思います。宜しくお願い申し上げます。
 
何かご不明な点などございましたら、お手数ではございますが下記までご連絡賜りますようお願い申し上げます。
連絡先:木村太朗(tel.00-0000-0000)

 

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同窓会に参加・欠席する場合の返信の書き方

次は、同窓会の案内状が届いた時の返信についてです。この案内状が来たとき、そわそわするのは私だけでしょか?

 

でも、いったいどうやって返信すればよいのでしょうか?結婚式なんかと同じような感じでいいの?などと、様々な疑問があると思います。以下、同窓会の案内状が届いた時の返信方法をご紹介します。

 

同窓会の案内状はハガキで郵送されてくる場合が多く、特に往復ハガキで郵送されてきます。基本的には結婚式の案内状と同じです。

 

1.「ご」や「お」は消す

ご出席「ご」お名前「お」などは2本線で消します。

 

2.「行」は「様」に変更する

返信用はがきには幹事の方の名前に「行」と記載されています。「行」は2本線で消し、「様」に書き換えます。

 

3.メッセージを一緒に添える

親しい友人の場合は砕けた文章でもOKなのですが、幹事の方と親しくない場合は「久しぶりに旧友に会えること、とても楽しみにしています」「幹事、お疲れ様です」などのメッセージを添えておくと良いです。

 

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欠席の場合は理由は書くべき?近況報告の例文

最後に、欠席する場合についてご紹介いたします。

 

まず、出欠欄は、所用のため欠席(○囲み)いたしますと、します。そしてメッセージ欄には、幹事へ一言添えます。その際、社交辞令の挨拶として、以下が挙げられます。

 

・幹事役お疲れさまです。楽しい会になるといいですね。
 
・お誘いいただきありがとうございます。当日は伺えませんが皆様で懐かしく楽しい時間をお過ごしください。

 

仮に、先生や校舎などの思い出があるのでしたら、

・○○先生はどうしていらっしゃるのでしょうか?
 
・○○はまだあるのでしょうか?懐かしいですね。

などが挙げられます。もし、この先、行くつもりがなくても毎回ハガキを受取り、返信を出すくらいはしてもいいでしょう。

 

何十年も経ってしまえば、たとえ中学の同窓会であったとしても、友だちだったとか、同じクラスだったとか関係なく、一度も喋った事のない人とも話す機会があると思います。

 

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最後に、欠席する際の近況報告は、連絡先を添えておくのもマナーですので、忘れずに!!

 

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