*

退職の挨拶メール。社内と社外への書き方は?返信の例文マナー

今回は、退職の挨拶メールについてご紹介します。退職の挨拶メールとは、個人が会社を去るときに送信するメールです。ただ、メールですので、気軽さがウリのため、あくまで略式であるということを念頭に置いておく必要があります。

 

そこで今回は、この退職メールの実例も含めてご紹介します。

 

ただし、退職する理由は定年退職、寿退社、中途退社と様々だと思われます。一つ一つを細かに取り上げると、長々となってしまうので、今回は、中途退社を想定しての例文を採用しているので、ご了承ください。

 

●社内への退職挨拶。メールを送るタイミングと例文。件名は?
●社外への挨拶メールのタイミングは?一斉送信はOK?
●社外へ送るメッセージの文例。件名について
●取引先、お客様から退職の挨拶メールが来たら?返事の例文

 

そう頻繁に退職メールを書く方はいないと思いますが、書く機会があったら、是非、参考にしてくださいね。

 

SPONSORED LINK

 

社内への退職挨拶。メールを送るタイミングと例文。件名は?

まず初めに、社内への退職挨拶ですが、基本的には、メールではなく口頭でお伝えするのがいいです。

 

ですが、会社の規模がある程度大きければ、メールで儀礼的に済ませてもよいでしょう。しかし、直属の上司(目上の者)などには直接伝えるべきであるのは、いうまでもないでしょう。

 

退職の挨拶メール。社内と社外への書き方は?返信の例文マナー

 

退職メールを出すタイミングは、退職が決まったら、迅速かつ適切なタイミングでメールを送るのがビジネス上のマナーです。

 

人事発表の後の一両日中には送るようにしましょう。人事発表が無い場合は、退職日の2週間まえから一ヶ月前をめどに送るようにしましょう。

 

retirement_002

 

それでは以下、退職メールについての概要をご紹介します。以下の例文等を踏まえてみるといいでしょう。

 

● 件名 「概要が分かり易いように簡潔に」

(1) タイトルは簡潔+用件がわかるように表記

これは、一目見て、迷惑メールと紛らわしいもの、ウィルスメールかどうか判別できないようなタイトルは避けた方が無難です。

 

とりわけ、タイトルが紛らわしいものに添付ファイルがついている場合は、迷惑メールと勘違いされがちです。

 

送り主が特定できないメールの添付ファイルは開けないユーザーが多いことを鑑みて、できるだけ送り主を特定できる件名にするよう心がけましょう。

 

退職の挨拶メールに使える、わかりやすい件名の例


 
例1:○○○○より退職のご挨拶(社名・氏名などの具体的な情報を入れる)
例2:退職のご挨拶(○○○○より)
例3:お世話になりました<○○○○より

 

(2) 迷惑メールと思われるような紛らわしい表現は避けよう

退職の挨拶メールの、件名の好ましくない例


 
例1:お疲れ様です
例2:お世話になっております
例3:Hello:
例4:Re:

 

 

● 本文

ビジネス上や職場でのおつき合いの相手なら冒頭に宛名を書きます。親しい相手なら楽しく。

 

(1) ビジネスの相手なら本文冒頭に宛先の名称を書く

[メールの冒頭]

・まずは会社名部署名を書く

※会社名と部署名が一行に入らなければ改行する

 

・行を変えて、役職→氏名→様の順に書く

※先生や社長はそれだけで肩書きとなるので、肩書きに様をつけるのは誤りですので注意!

 

例1:社長 ○○○○様

例2:…○○○○ 社長様

例3:…○○○○ 先生様

 

(2) 文章はだらだらと書かず、数行ずつ区切って空白行を入れるようにする

 

(3) 背景も利用してみる…背景画像を変更してみるなど

 

(4) 署名機能を活用し、文末には差出し人の連絡先やメールアドレスを明記する

普段使用している署名欄に、退職後の連絡先を明記するなど

 

[署名の部分の例]

(株)○○○○
営業部 △△○○ (E-mail:*@**.co.jp)
tel.◇◇‐○○‐××
 
退職後の連絡先は下記の通りです
○○市××町1‐2‐3 tel.◇◇‐○○‐××

 

mail_003

 

社外への挨拶メールのタイミングは?一斉送信はOK?

次に社外へ挨拶メールのタイミング等についてですが、これは最初のトピックの社内あてと同様のタイミングでよいということになります。

 

SPONSORED LINK

 

ここでは、一斉送信についてお伝えします。一斉送信は手間を省くのには大変便利な機能ですが、一斉送信である場合、気分を悪くする人もいるので、面倒でも一人ずつに宛名入りで送るのがベストです。

 

一人一人に目を配っているという配慮がうかがえるので、相手に好印象を与えることになります。

 

mail_002

 

社外へ送るメッセージの文例。件名について

社外への退職挨拶は、直接お会いしてするのが望ましいものですが、メールでも問題ありません。

 

そこで、社外用のメッセージの文例について、以下、ご紹介します。なお、件名ついては、最初のトピックで示したものを使用してかまいません。

 

社外用の本文文例

私事で大変恐縮でございますが、○○月××日付けで退職する運びとなりました。
突然のご連絡となるご無礼をお詫びするとともに、在職中は大変お世話になりましたことを御礼申し上げます。
 
本来であれば、直接ご挨拶へお伺いすべきところですが、略儀ながら書中をもってお礼かたがたご挨拶とさせていただきます。
 
なお、今後の後任には○○が担当させていただくことになりました。
何卒よろしくお願いいたします。

 

社外向けの場合、かしこまり過ぎるぐらいがちょうどいいでしょう。また、丁寧に書くことも意識してくださいね。

 

mail_001

 

取引先、お客様から退職の挨拶メールが来たら?返事の例文

退職の挨拶メールを受け取った場合、返信すべきかどうか悩みどころだと思います。ただ、逆の立場(つまり自分が受け取り側)の場合を考えてみましょう。そうした場合のもらいたい内容を返信メールに書くことを心がけましょう。

 

ただし、返信は必ずしなければならないというわけではありません。仕事上、あまり関わりのない人の場合はスルーしても問題(失礼)にはあたりません。

 

退職者は大多数の人に挨拶メールを送信しているので、ビジネスメールとしてあえて返信しないのもマナーの一つであることを心得ておきましょう。親しい間柄や、伝えるべきことがある場合のみ返信するのが無難だと言えます。

 

 

以下、返信用の例文です。参考にしてみてください。

○○様
ご退職されると伺い、正直驚いております。と同時に、寂しい気持ちでいっぱいです。
 
○○さんには入社以降、本当にお世話になりました。
一緒に仕事をさせていただいた経験は私にとって大きな財産となりました。
 
○○さんのご退職は、会社にとって大きな損失ではありますが、○○さんはきっと次のステージでも輝かしい実績を残されることでしょう。
 
末筆ながら、○○さんのご多幸とご健勝を心よりお祈り申し上げます。

13de490abce8831efc1307d14edb1eaf_s

 

退職する際、メールでその旨を伝える場合も、それに対する返信をする場合も、大切なことは、今までお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えることになりますね。

 

【関連記事】

上司への退職メッセージ文例。先輩や同僚へお礼の言葉。英語の例文

 

円満退職は、次なるステップへつながる大切なことです。みなさんも、退職される機会ができた時は、これらのトピックを参考にしていただければと思います。

 

SPONSORED LINK

関連記事

送別会の挨拶で締めの言葉を任されたら?あいさつのポイント

寒さが和らぎ、春を身近に感じてくる頃、そろそろ送別会の季節ですよね。送る側にも、送られる側にも特別な

記事を読む

就職祝いのプレゼント。男性なら何がいい?彼氏へ贈るサプライズ

社会人としての第一歩を踏み出すあの人にプレゼントを。彼氏や友達、先輩・後輩、お孫さんに。どんな物が喜

記事を読む

入社式のスーツの色。男性が選ぶなら?ストライプはNG?

4月から新社会人!就職活動を終えてホッと一息かと思いますが、男性の皆様!入社式で着るスーツはもう決ま

記事を読む

定年退職者へのメッセージ。上司や先生、父に贈る言葉。一言文例

定年を迎える上司やお世話になった恩師、父親へ、お祝いのメッセージを送るとしたらどんなはなむけの言葉を

記事を読む

初任給の手取りの計算方法。基本給と額面との違いはなぜ?

初めてのお給料をもらう新入社員の皆さん♪きっと、ワクワクドキドキ、初任給を何に使おうかいろいろと考え

記事を読む

就職祝いのプレゼントで女性なら?友達や彼女におすすめの記念品

新たな門出、就職を機になかなか会えなくなっちゃうかな?友達、先輩、後輩、思い出が多いあの人に、就職お

記事を読む

入社式の挨拶で新入社員の例文。自己紹介や抱負の一言まで

入社式での新入社員挨拶。出勤初日の挨拶ですから、会社の上司や先輩をおっ!!と思わせる、気の利いた自己

記事を読む

初任給で両親へプレゼント。母や父へ贈り物ランキング!相場や予算別

フレッシュマンの皆さん♪待望の初任給は、ご両親に感謝の気持ちを込めて、何かプレゼントしようと考えてい

記事を読む

退職祝いプレゼント。女性と男性ランキング。上司や年代別では?

退職祝いには、今まで一緒に働いてきた仲間やお世話になった上司などに気持ちを込めたプレゼントを贈りたい

記事を読む

上司への退職メッセージ文例。先輩や同僚へお礼の言葉。英語の例文

お世話になった上司や先輩、同僚が退職。 毎月のように送別会がある会社にお勤めで、「もうメッ

記事を読む

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

PAGE TOP ↑